Développement d'un module OCR intelligent pour l'automatisation des formulaires comptables

Contexte

Dans le cadre de l'évolution de son système d'information, une entreprise souhaitait enrichir une application métier existante développée sous Symfony en y intégrant un nouveau module dédié à l'automatisation du traitement des documents comptables.

Jusqu'alors, les informations présentes sur les factures et autres pièces comptables étaient saisies manuellement par les utilisateurs. Cette méthode mobilise un temps important, augmentait les risques d'erreurs de saisie et ralentissait le traitement des dossiers.

L'objectif était donc de moderniser ce processus grâce à une solution capable d'extraire automatiquement les informations contenues dans les documents, tout en s'intégrant parfaitement à l'application existante, sans remettre en cause son fonctionnement.

L'un des principaux enjeux consistait à développer un module intelligent capable non seulement de reconnaître les données présentes sur les documents grâce à la technologie OCR (Optical Character Recognition), mais également de les rattacher automatiquement aux entités métiers déjà présentes dans la base de données de l'entreprise.

 

Les enjeux du projet

Le projet devait répondre à plusieurs objectifs stratégiques :

• Automatiser la saisie des données comptables.
• Réduire les erreurs liées aux traitements manuels.
• Accélérer le traitement des factures et pièces comptables.
• Exploiter les données déjà présentes dans l'application métier.
• Garantir une intégration fluide avec l'architecture Symfony existante.
• Préparer l'application à accueillir de futures fonctionnalités basées sur l'intelligence artificielle.

 

 

Les défis rencontrés par DevelopA

L'un des principaux défis ne concernait pas uniquement le développement du module OCR, mais également la compréhension d'un environnement logiciel déjà en production.

Avant toute phase de développement, les équipes de DevelopA ont dû réaliser un important travail d'analyse technique afin de comprendre :

• l'architecture globale de l'application Symfony ;
• l'organisation du code source existant ;
• les relations entre les différentes entités métier ;
• la structure de la base de données ;
• les règles de gestion déjà implémentées.

Cette phase d'analyse était essentielle afin de garantir que le nouveau module s'intègre naturellement dans l'existant, sans impacter les fonctionnalités déjà utilisées par les utilisateurs.

 

Les besoins du client

Le client souhaitait disposer d'un module capable de :

• importer une facture ou tout autre document comptable ;
• détecter automatiquement les informations importantes présentes dans le document 
• pré-remplir le formulaire de saisie sans intervention manuelle ;
• associer intelligemment les données extraites aux entités métiers existantes de la base de données (entreprise, client, prestataire, etc.) ;
• limiter au maximum les corrections manuelles.

Les principales informations à extraire étaient notamment :

• Nom de l'entreprise ;
• Client ;
• Prestataire ;
• Numéro de facture ;
• Date de facture ;
• Date d'échéance ;
• Désignation ;
• Montant HT ;
• TVA ;
• Montant TTC ;
• Références comptables ;
• ainsi que les autres informations utiles au traitement comptable.

 

La solution développée

DevelopA a conçu un module OCR directement intégré à l'application Symfony existante.

Lorsqu'un utilisateur importe une facture, le système analyse automatiquement le document afin d'en extraire les informations essentielles.

Les données détectées sont ensuite comparées aux informations déjà présentes dans la base de données.

Grâce à cette logique métier, le module est capable de reconnaître automatiquement les entités existantes et de rattacher les informations extraites aux bons enregistrements.

Par exemple :

• si une entreprise existe déjà dans la base, elle est automatiquement sélectionnée ;
• si un client est identifié, celui-ci est associé à la facture ;
• les champs du formulaire sont pré-remplis automatiquement ;
• l'utilisateur n'a plus qu'à vérifier les informations avant validation.

Cette automatisation réduit considérablement le temps de saisie tout en améliorant la qualité des données.

 

Une expérience utilisateur pensée pour les métiers

Le client accordait une importance particulière à la simplicité d'utilisation.

L'objectif n'était pas uniquement de développer une fonctionnalité performante, mais également de proposer une interface intuitive permettant aux collaborateurs de travailler rapidement.

DevelopA a donc conçu une expérience utilisateur (UX) centrée sur les usages métier avec :

• une interface claire et ergonomique ;
• un parcours utilisateur simplifié ;
• un nombre minimal de manipulations ;
• une lecture fluide des données extraites ;
• une validation rapide des informations détectées.

L'objectif était que l'automatisation devienne un véritable gain de productivité sans complexifier le travail quotidien des utilisateurs.

 

Les technologies utilisées

Le module a été développé en s'appuyant sur les technologies déjà utilisées par l'application existante :

• Symfony
• jQuery
• Bootstrap

Cette approche a permis de garantir une parfaite compatibilité avec le projet existant tout en facilitant les évolutions futures.

 

Les résultats obtenus

La mise en place du module a permis de :

• automatiser une grande partie de la saisie des données comptables ;
• réduire significativement le temps de traitement des factures ;
• diminuer les erreurs de saisie ;
• améliorer la qualité des données enregistrées ;
• simplifier le travail des utilisateurs grâce à une interface intuitive ;
• exploiter efficacement les données déjà présentes dans le système d'information.

 

Vision à long terme

Dès la conception du module, l'architecture a été pensée pour être évolutive.

L'objectif est de mettre en place une base technique solide permettant d'intégrer progressivement des fonctionnalités d'intelligence artificielle.

Les évolutions envisagées comprennent notamment :

• l'amélioration continue de la précision de reconnaissance grâce à l'IA ;
• la détection automatique des anomalies ou incohérences dans les documents ;
• la classification intelligente des pièces comptables ;
• la suggestion automatique des imputations comptables ;
• l'apprentissage des habitudes de traitement afin d'améliorer continuellement les performances du module.

En concevant une architecture modulaire, une structure de données robuste et une expérience utilisateur optimisée, DevelopA offre à son client une solution pérenne, capable d'accompagner durablement sa transformation digitale et les futures innovations basées sur l'intelligence artificielle.