Contexte

Dans le cadre de sa croissance, une entreprise composée de plusieurs départements souhaitait améliorer l’organisation et le suivi de ses activités.

Les équipes utilisaient principalement des outils généralistes tels que Google Tasks, Jira ou Slack. Bien que pratiques pour certaines utilisations, ces outils ne répondaient plus suffisamment aux besoins spécifiques de l’entreprise, notamment en matière de pilotage, de suivi des tâches et de visibilité sur les performances des équipes.

Avec plusieurs départements et des modes de fonctionnement différents, l’entreprise avait besoin d’une solution capable de s’adapter à sa structure et à ses processus internes.

Les problématiques

L’utilisation de plusieurs outils entraînait plusieurs difficultés :

• Une visibilité limitée sur l’avancement global des tâches ;
• Des informations dispersées entre différents outils ;
• Des difficultés à suivre l’historique des actions réalisées ;
• Un manque de centralisation des pièces jointes et des informations associées aux tâches ;
• Des workflows qui ne correspondaient pas toujours aux méthodes de travail des équipes ;
• Une difficulté pour les responsables à obtenir une vision globale de l’activité ;
• Peu de données permettant de mesurer la performance et la charge de travail ;
• Des besoins différents selon les départements et les équipes.

L’entreprise souhaitait donc disposer d’un outil adapté à sa taille et à son organisation, permettant à la fois de gérer les tâches au quotidien et de piloter l’activité grâce à des données fiables.

Le besoin

L’objectif était de développer une solution centralisée de gestion des tâches et de pilotage des équipes, capable de s’adapter aux différents départements de l’entreprise.

La solution devait notamment permettre de :

• Créer, attribuer et suivre les tâches ;
• Organiser les tâches par équipe et par département ;
• Ajouter des descriptions, commentaires et pièces jointes ;
• Conserver un historique des actions réalisées sur chaque tâche ;
• Suivre précisément l’état et l’évolution des tâches ;
• Faciliter la collaboration entre les membres d’une même équipe ;
• Personnaliser les workflows selon les besoins de chaque équipe ;
• Disposer de tableaux Kanban adaptés aux différents départements ;
• Centraliser les données nécessaires au pilotage de l’activité.

Une organisation adaptée à chaque département

La solution a été pensée pour répondre aux spécificités des différents départements de l’entreprise, par exemple :

• Direction : suivi des décisions, actions stratégiques et projets prioritaires ;
• Opérationnel : gestion des activités quotidiennes, affectation et suivi des tâches ;
• Marketing : planification des campagnes, création de contenus et suivi des actions marketing ;
• Ressources humaines : suivi des recrutements, actions RH et activités administratives.

Chaque département peut ainsi disposer de son propre espace de travail, avec des règles et un workflow adaptés à son fonctionnement.

Des Kanban personnalisés

L’un des principaux besoins du projet était de ne pas imposer un workflow unique à toutes les équipes.

La solution permet donc de créer des workflows Kanban personnalisés, selon les processus de chaque département ou équipe.

Par exemple, une équipe opérationnelle peut utiliser un workflow :

À faire → En cours → Terminé

Alors qu’une équipe marketing peut avoir :

Idée → Planification → En production → Validation → Publié

Cette personnalisation permet à chaque équipe de travailler selon son propre processus tout en conservant une vision globale de l’activité.

Suivi et historique des tâches

Chaque tâche dispose d’un espace permettant de centraliser toutes les informations nécessaires à son traitement.

Les utilisateurs peuvent notamment retrouver :

• Le responsable de la tâche ;
• Les collaborateurs concernés ;
• L’échéance ;
• Le statut ;
• Les commentaires ;
• Les pièces jointes ;
• L’historique des modifications ;
• Les différentes actions réalisées.

L’historique permet notamment de savoir qui a effectué une action, quelle modification a été réalisée et à quel moment.

Des KPI pour piloter l’activité

Au-delà de la simple gestion des tâches, la solution intègre une dimension importante de pilotage et d’aide à la décision.

Les responsables peuvent accéder à des indicateurs permettant de suivre l’activité de leurs équipes, par exemple :

• Nombre de tâches créées ;
• Nombre de tâches terminées ;
• Tâches en retard ;
• Tâches en cours ;
• Taux d’avancement ;
• Répartition des tâches par équipe ;
• Répartition de la charge de travail ;
• Temps de traitement des tâches ;
• Performance par période ;
• Évolution de l’activité.

Ces KPI permettent aux responsables de disposer d’une vision plus claire de la situation et d’identifier rapidement les points nécessitant une attention particulière.

Une vision globale pour la direction

La solution offre également une vue consolidée permettant à la direction de suivre l’activité des différents départements.

Au lieu de consulter plusieurs outils ou de demander régulièrement des comptes rendus aux équipes, les responsables peuvent accéder à des données de pilotage centralisées.

Cette vision permet notamment de :

• Suivre l’avancement des activités ;
• Identifier les retards ;
• Comparer les volumes de tâches ;
• Suivre la charge des équipes ;
• Identifier les blocages ;
• Mesurer les performances ;
• Faciliter la prise de décision.

 

La valeur ajoutée pour l’entreprise 

La mise en place de cette solution permet à l’entreprise de disposer d’un outil correspondant davantage à son organisation et à sa taille.

Les principaux bénéfices sont :

• Centralisation des tâches et des informations ;
• Meilleure collaboration entre les membres d’une même équipe ;
• Workflows personnalisés selon les départements ;
• Traçabilité grâce à l’historique des actions ;
• Meilleur suivi des activités et des échéances ;
• Vision globale de l’activité de l’entreprise ;
• Pilotage par la donnée grâce aux KPI ;
• Amélioration de la prise de décision ;
• Réduction de la dispersion des outils ;
• Adaptation de la solution aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Résultat

Grâce à cette solution, l’entreprise dispose d’une plateforme unique permettant de gérer les tâches, collaborer, suivre les activités et piloter la performance des équipes.

L’approche ne se limite plus à une simple liste de tâches : chaque département bénéficie d’un environnement adapté à son fonctionnement, tandis que la direction dispose d’une vision consolidée et d’indicateurs de pilotage pour suivre l’activité et prendre des décisions plus efficacement.